Referat d. 13/12-17

16. december 2017

Onsdag den 13. december 2017 kl. 19.00 til 21:30 afholdt bestyrelsen ordinært møde i klubhuset.
I mødet deltog:
Bestyrelsen: Johannes Prahl (JP), Søren Johansen (SJ), Jørgen Rasch (JR) og Knud Beer (KB) (del af mødet)
Fraværnede: Allan Buch (AB) og Knud Beer (KB)(del af mødet),
Bestyrelsessuppleanterne Mads Bjerregaard (MB) og Claus Quitzau (CQ) var fraværende
Havnefoged: Lars Møller Christensen (LMC) (del af mødet)

Dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse og underskrift af referatet fra det sidste bestyrelsesmøde
3. Orientering fra havnefogeden
a. Generel drift
b. Opfølgning sikkerhed
4. Økonomi og drift
a. Gennemgang af seneste periodebalance
b. Orientering om renovering af bro i sydhavn.
c. Orientering om renovering af bro B (mastekran)
d. Udslagsanlæg Black Water
e. Deltagelse i havnemesse og efterårsseminar
f. Sejlerens Marina Guide
g. Ny regnskabsfører
h. Vedligeholdelse af sti ved nordhavn
i. Drift af bedding 2018
j. Rammer for rabatordninger
k. Forsikringspriser fremadrettet
l. Fællesmøde mellem bådeklubben, roklubben og havnen
m. Planlægning af ordinær generalforsamling
5. Havnens bygninger og areal
a. Lejekontrakt med Bådeklubben
b. Forespørgsler vedr. anvendelse af bygninger og arealer
6. Forhold vedrørende anparter
7. Bordet rundt
8. Eventuelt
9. Dato for næste bestyrelsesmøde

Ad 1.
Dagsorden blev godkendt
Ad 2.
Referatet fra bestyrelsesmødet 10. april 2017 blev godkendt og underskrevet af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer.
Ad 3a.
LMC oplyste at han havde modtaget 5-6 ansøgninger om vandplads for 2018. Havnens arbejdsdag var forløbet tilfredsstillende og oprydningen af bukkegården var afsluttet. Ikke afhentede bukke mv. var efter annoncering blevet bortskaffet.
Bestyrelsen takkede LMC for en god afvikling af arbejdsdagen herunder det efterfølgende traktement.

JP oplyste at han havde modtaget henvendelse fra en lejer om en grundstødning på plads 203. Lejeren bad havnen anerkende ansvaret for denne. LMC og JR omtalte kort deres observationer af hændelsen. JR udarbejder et notat om disse hvorefter JP anmelder hændelsen til Codan.

Ad 3b.
LMC havde ingen bemærkninger. Efter drøftelse var der enighed om at søge BLÅ FLAG status for havnen i 2018. JR kontakter AB om dette.

Ad 4
a.
Husleje for klubhus er tilsyneladende ikke betalt. JP undersøger forholdet og udsteder regning eller rykker.
Indtægt for ad hoc udleje af klubhus er ikke bogført men betaling kr.7000 fremgår af bankkonto. JP undersøger med Lisbeth. Betaling for BLÅ FLAG arrangement er ikke indgået – JR kontakter AB om dette. Tilskud for Handikap toilet er ikke indgået. JP finder grundlag og LMC udskriver regning til kommunen. Renovationsudgift 21.921,60 mod budgetteret 14.100 -JP undersøger om der er tale om merudgift eller fejlpostering. De øvrige poster følger budgettet idet manglende leje fra gæstesejlere opvejes af forøget leje fra autocampere.

b.
Arbejdet er afsluttet. Merarbejder til nedramning af skinner til sikring af glaciet kr. 50.000 modsvares af at udgiften til lægning af brodække udgår således at den samlede pris svarer til budgettet. Brodækket vil blive lagt ved frivillig arbejdskraft fra andelshaverne.

c.
JP har modtaget overslag fra Vesta, men arbejdsbeskrivelsen skal revideres idet brodækket kan blive lagt ved frivillig arbejdskraft fra andelshaverne. Efter revision beder JP om nyt overslag.
SJ oplyste at et parti jernbaneskinner var ved at blive ophugget. JP kontakter AB om indkøb af brugte jernbaneskinner til sydbroen samt en rimelig reserve.

d.
Afventer tilbud fra SME

e.

LMC deltog i messen men ikke i seminarer. Han fik god kontakt med diverse leverandører og tips til vedligeholdelse af redningsmateriel.

f.
Afventer tilbagemelding fra KB.

g.
Susanne Halkier Madsen udfører bogføring fra 1.1.2018. Lisbeth Christensen afslutter regnskabet for 2017 og vejleder Susanne i overgangsfasen.

h.
JP afventer svar fra grundejerforeningen på sin henvendelse om udlægning af stenmel.

i & j.
Behandling af punkterne blev afsluttet ved seneste bestyrelsesmøde.

k.
JP har modtaget tilbud fra Codan svarende til tilbuddet til FLID. Da prisen på de lovpligtige forsikringer er fastlagt henstår kun ca. 14.000 til bygningsforsikring. JP accepter tilbuddet dog skal præmien for bygningsforsikringen opdeles mellem øvrige bygninger og klubhuset med henblik på den nye lejeaftale.

l.
JP indkalder parterne til et møde primo marts.

m.
Besluttet at den ordinære generalforsamling afholdes onsdag 14.marts – SJ lægger oplysningen på hjemmesiden med dagsorden ifølge vedtægterne.

Ad 5
a.
Udkastet til en rammeaftale blev drøftet og manglende punkter besluttet. Efter godkendelse pr. mail sendes det endelige forslag til Bådeklub.
b.
Da interessenterne er udeblevet fra aftalte møder anses projektet for afsluttet.
Ad 6.
Intet
Ad 7.
Man drøftede muligheden for at udskrive labels til stativer og evt. både – JP undersøger om print er muligt via BEAS automaten.

Ad 8.
SJ var blevet kontaktet af brugere af jollerampen der ønskede adgang til BEAS automaten før kl.6. en mulig løsning kunne være en kode fremfor nøgle til låsen i klubhuset. Afventer afklaring af behovet.
Ad 9.
Næste bestyrelsesmøde afholdes 31.01.2018 kl 19:00 hvor datoer for møder i 2018 fastlægges. Forslag til faste mødedage er onsdage eller torsdage.

Bestyrelsen ønskede hinanden glædelig jul og godt nytår.

Referent: Jørgen Rasch